Coaching-Software für Online-Coaches: Was sie leisten muss und wie du die passende Lösung auswählst

Warum Excel und WhatsApp ab einer Handvoll Kunden nicht mehr ausreichen

Fast jeder Coach startet ähnlich: Du verwaltest den Trainingsplan in Excel, verschickst den Ernährungsplan als PDF, kommunizierst über WhatsApp und lässt dir das Honorar per Überweisung oder PayPal zahlen. Das klappt eine Weile - bis die ersten Probleme auftauchen. Bei fünf Kunden verbringst du deine Abende damit, den Check-in von letzter Woche in drei Apps zu suchen. Bei zehn Kunden geht der Überblick verloren. Es liegt nicht an deinem Einsatz, sondern daran, dass die Informationen auf sechs verschiedene Tools verteilt sind.

Eine zentrale Plattform löst dieses Problem: Alle Informationen zu einem Kunden findest du in einer einzigen Ansicht. Trainingsplan, Ernährung, Check-ins, Nachrichten und Zahlungen sind miteinander verknüpft, sodass du vor jeder Antwort alle Informationen im Blick hast. So kannst du auch 20, 30 oder 40 Kunden zuverlässig betreuen, statt schon bei fünf Kunden mit Excel den Überblick zu verlieren. Genau das leistet gute Software für Coaches: Sie führt alle Kundeninformationen an einem Ort zusammen, statt sie über getrennte Tools zu verteilen. Wie die bekannten Plattformen das im Alltag umsetzen, zeigt unser Vergleich der Software zur Kundenverwaltung für Personal Trainer. Ein KI-Coach ersetzt diese Plattform nicht: Was ein Sprachmodell im Coaching kann und was nicht, ordnet der Leitfaden KI-Coaching: Was ein KI-Coach kann und was nicht ein.

Die Checkliste: Das muss die Software können

• Flexible Trainingsplanung. Supersätze, Dropsätze, AMRAP, Progression, Tracking von Gewicht und Wiederholungen pro Satz und Übungsvideos. Deine Kunden müssen den Trainingsplan verstehen, ohne nachzufragen.
• Integrierte Ernährungsplanung ohne Add-on. Makroziele, Ernährungspläne und Rezepte im selben System wie die Trainingsplanung - mit landestypischen Lebensmitteln und den passenden Maßeinheiten.
• Strukturierte Check-ins. Feste wöchentliche Check-ins mit Fotos, Maßen und Fragen - zentral gesammelt statt über mehrere Chats verteilt.
• Nachrichten in der App. Nachrichten und Kundendaten gehören in dieselbe App, damit du beim Antworten nicht zwischen verschiedenen Tools wechseln musst.
• Nachrichten in deiner Stimme. Die Software hält die Nachrichten zusammen, den Ton bestimmst du: Wer Entwürfe mit ChatGPT schreibt, sollte sie vor dem Senden durch die Checkliste ChatGPT-Texte menschlich umschreiben laufen lassen, damit Check-in-Antworten nicht nach KI klingen.
• Zahlungen und Verlängerungen. Abos und Pakete mit automatischer Verlängerung - am besten über dein eigenes Stripe-Konto, damit das Geld direkt bei dir ankommt und die EU-Umsatzsteuer sauber abgewickelt wird.
• Deutschsprachige Kunden-App. Die App, die deine Kunden täglich nutzen, sollte auf Deutsch verfügbar sein. Das erleichtert die Nutzung und wirkt professionell.
• DSGVO und Datenexport. Prüfe die DSGVO-Anforderungen sowie den AV-Vertrag. Wähle außerdem eine Software, mit der du deine Daten jederzeit als CSV oder PDF exportieren kannst. Und wer Check-ins mit ChatGPT vorformuliert, hält sich an die Tabelle im Leitfaden Kundendaten in ChatGPT: Identität raus, Gesundheit raus, die Rohdaten bleiben in der Software.
• Wachstum ohne Plattformwechsel. Automatisierungen, damit du bei steigender Kundenzahl nicht gleich die Plattform wechseln musst.

Coachway als Online-Coaching-Software

Coachway entstand in Dänemark aus mehr als sechs Jahren Arbeit mit Online-Coaches. Die Plattform deckt alle Punkte der Checkliste ab: Trainingsplan-Editor mit mehr als 1.800 Übungen, Ernährungsplanung mit mehr als 1.100 Rezepten und mehr als 3.900 Zutaten, Check-ins im Power Panel, Nachrichten, Kundenverwaltung sowie Zahlungen über dein eigenes Stripe-Konto, wobei die EU-Umsatzsteuer über Stripe Tax abgewickelt wird. Die Kunden-App ist auf Deutsch und in fünf weiteren Sprachen verfügbar, und jeder Kunde wählt seine Sprache selbst.

So sieht Coachway aus

Der Preis ist planbar: EUR 69 im Monat für bis zu 5 Kunden, danach EUR 9 pro weiteren Kunden - alle Funktionen von Anfang an, ohne Module zum Nachkaufen. Demo buchen oder sieh dir zuerst den Vergleich der besten Apps für Personal Trainer an.